De geïntegreerde bedrijfssoftware voor de hovenier/groenvoorziener

GroenVision Enterprise: een uitkomst voor een bedrijfsvoering met meerdere BV’s

Interview met Maarten Vroklage, Copijn

GroenVision Enterprise

Copijn staat voor een eigenzinnig ontwerpbureau, ervaren boomspecialisten en bijzondere gerealiseerde groenprojecten. Dat maakt dit Utrechtse bedrijf uniek in Nederland. Maarten Vroklage, bedrijfsleider Copijn Boomspecialisten, vertelt welke keuzes het bedrijf in deze tijden maakt.

 

 

Copijn bestaat uit drie bedrijfsonderdelen: Copijn Tuin- en Landschapsarchitecten, Copijn Boomspecialisten en Copijn Groenaanleg en beheer. ‘Het zijn afzonderlijke bedrijfs-onderdelen met een eigen omzet- en winstverant-woordelijkheid. In de praktijk delen we vak- en marktkennis met elkaar en werken we regelmatig samen aan projecten. Als een opdrachtgever dat wil, kan hij bij ons terecht voor alles wat met groen te maken heeft. Van ontwerp tot en met de uitvoering en beheer.’

Boomspecialisatie

De oorsprong van het bedrijf ligt in het bedrijfsonderdeel boomspecialisten, waarmee Copijn zich met name onderscheidt van concullega’s. ‘Onze oprichter Jørn Copijn was in 1965 de eerste professionele boomchirurg in Nederland. Hij heeft dit vakgebied ontwikkeld en op de kaart gezet.’ Anno 2012 werken bij Copijn zeventien boomprofessionals. De meesten zijn EAC gecertificeerde Tree Technicians en Treeworkers. Daardoor kan Copijn Boomspecialisten topkwaliteit en kennis op dit vakgebied leveren. ‘Onze kennis wordt in veel verschillende situaties ingeroepen. Bijvoorbeeld bij zieke bomen. Of bij bomen die door nieuwbouw in hun voortbestaan bedreigd worden of een gevaar voor de omgeving zijn geworden. Onze boomadviseurs geven dan advies welke maatregelen nodig zijn. Onze boomverzorgers kunnen die maatregelen vervolgens uitvoeren. In sommige gevallen worden bomen verplant.’

Duurzaamheid

‘We beoordelen de bomen visueel in de context van hun omgeving. Daarnaast maken we gebruik van diverse onderzoekstechnieken zoals de Picusmethode, waarmee we een scan van de boomstam maken.’ Het primaire doel is om bomen duurzaam te kunnen behouden. Maar niet ten koste van alles. ‘We wegen de boomsituatie, de wens van de eigenaar en het maatschappelijk belang met elkaar af. Als het beter is om te kappen, dan adviseren we dat ook.’

Volgens Maarten Vroklage is het belangrijk om met zorg en beleid om te gaan met onze bomenpopulatie. ‘Bomen staan symbool voor een duurzame toekomst. De meeste bomen staan hier nog als wijzelf allang verdwenen zijn. Steeds meer particulieren, bedrijven en overheden zien dit gelukkig in. Het is zorgelijk dat - ondanks dat besef - overheden vanuit financieel oogpunt toch vaak kiezen voor de goedkopere kortetermijnoplossing.’

Kwaliteit, innovatie en investeren in relaties

‘We hebben gekozen om onze focus te leggen op bijzondere groenprojecten en niet mee te doen met grote aanbestedingen zoals het snoeien van 20.000 bomen. In deze projecten kunnen we ons niet onderscheiden als kwaliteitsbedrijf. Onze totale bedrijfsvoering is gericht op het uitvoeren van ‘projecten op maat’ waarin wij meerwaarde kunnen creëren. Daarvan wijken we ook nu niet af.’

Voorbeelden van projecten van Copijn zijn het ontwerp van de Rijksmuseumtuin, het beplantingsplan van de Floriade 2012 en de Copijn Wonderwall®.  ‘De Copijn Wonderwall® is een door ons ontwikkelde techniek waarmee verticale oppervlakten beplant kunnen worden. Hiermee kunnen kantoor- en openbare ruimte groener aangekleed worden.’ De Copijn Wonderwall® is een succes. Het brengt Copijn tot ver over de grenzen van Nederland. ‘Komend najaar leggen we dit systeem aan op een universiteit in IJsland en volgend voorjaar plaatsen we een aantal groene wanden in Moskou.’

Het vergroten van de afzetmarkt helpt om de risico’s te spreiden. Daarnaast wordt marktbewerking belangrijker. ‘De tijd dat het werk aan kwam waaien, ligt achter ons. We profileren ons nu nog nadrukkelijker als kennisbedrijf en besteden meer tijd aan het vergroten van ons netwerk en het verdiepen van de contacten met onze klanten.’ 

Autorisatie en inzicht

Daarbij is goede automatisering onontbeerlijk. ‘Tot eind 2011 werkten wij met eigen software, dat niet meer voldeed aan onze wensen. We kozen ervoor over te stappen op GroenVision van INFOGROEN. GroenVision ondersteunt ons in de kwaliteit die wij willen leveren. Wat we geautomatiseerd willen hebben, zit er ook in.'

Copijn werkt met GroenVision Enterprise. Voor een bedrijfs-voering met meerdere BV’s een uitkomst vindt Maarten Vroklage. ‘We kunnen per persoon en per bedrijfsonderdeel instellen welke informatie inzichtelijk is. De directie heeft inzicht in de totaalresultaten en de resultaten van de individuele bedrijfsonderdelen.

Op dit moment worden alle projecten volledig beheerd vanuit GroenVision. ‘Voorheen had ik onvoldoende inzicht in wat er buiten bij de klant gebeurde. Met GroenVision heb ik dat wel. Ik weet hoeveel uren en welke materialen besteed zijn, hoe ver het project gevorderd is en of er sprake is van meerwerk of afwijkende afspraken. Om nog meer inzicht te krijgen willen we mobiel gaan werken met PDA’s en de module PlanVision implementeren.'

Inzicht dat Copijn helpt om ook in economisch moeilijke tijden te presteren. 'Net zoals bomen dat kunnen. Bomen dwingen respect af met hun omvang en de prestaties die ze leveren. Ze hebben soms niet veel nodig om te groeien. Kijk maar eens naar de bomen langs de grachten in Utrecht. Die zijn bijna geworteld in steen.'

Terug naar overzicht >

Bert Bijsterbosch investeerde direct in EasyVision

Interview met Bert Bijsterbosch, hoveniersbedrijf Bijbo

EasyVision

Na 25 jaar loondienst en daarvan een aantal jaren de wens om zelfstandig hovenier te worden, zette Bert Bijsterbosch 1 januari van dit jaar de stap. Onderdeel van het businessplan was direct te starten met een goed softwareprogramma voor het maken van offertes en facturen.

Bijsterbosch koos voor EasyVision van Infogroen: ‘Het is gemaakt voor ons vak en dat merk je.’

Van kleins af aan zat het er al in dat Bert Bijsterbosch van Hoveniersbedrijf BIJBO in het groen zou gaan werken. ‘Mijn vader zat ook altijd in het groen en het trok mij ook. Veel buiten zijn, werken met planten en in de natuur. Ik heb de middelbare tuinbouwschool doorlopen, dat was toentertijd ook wat we nu een BBL-opleiding noemen. Daarnaast dus heel veel stage gelopen.’ Bijsterbosch kwam terecht bij een hoveniersbedrijf in Apeldoorn en later in Heerde, waar zijn eigen bedrijf nu ook gevestigd is.

‘Het kriebelde al jaren om voor mezelf te beginnen. Het is toch spannend, we hebben ook een gezin en kinderen. Maar ik ben nu 47 en ik moet ook niet té lang wachten, dan is het moment voorbij. Dus hebben we vorig jaar het besluit genomen en hebben mijn vrouw en ik ons goed voorbereid.’

Breedte van de werkzaamheden
Bijsterbosch doet alles zelf. Tuinontwerp, bestraten, het bouwen van een overkapping, beplanting of onderhoud wordt allemaal zelf en, nu nog, alleen uitgevoerd. ‘Dat maakt het zo leuk, de breedte van het soort werkzaamheden. Als ik nou terugkijk op het eerste half jaar, dan heb ik een paar nieuwe tuinen aangelegd bij nieuwe woningen en bestaande tuinen gerenoveerd.  Een andere tuineigenaar vroeg om een overkapping bij een tuin en ik ben nu bezig met de aanleg van een zwemvijver. Verder heb ik nog wat adressen voor onderhoud van het groen en heb ik een bosperceel onderhouden. Mensen komen vooral via mond-tot-mondreclame bij mij terecht. Iedereen is, gelukkig, tevreden. Eigenlijk heb ik werk genoeg voor iemand erbij, maar met de corona-onrust wacht ik daar toch nog even mee.’

‘Van kleins af aan zat het er al in dat Bert Bijsterbosch in het groen zou gaan werken

 

Leerwerkbedrijf
Toch krijgt Bijsterbosch binnenkort versterking. Hoveniersbedrijf BIJBO meldde zich direct aan als leerwerkbedrijf en heeft daarvoor de erkenning ontvangen. ‘Ik vind het hartstikke mooi om die jonge mensen bij de hand te nemen en het vak te leren. Dat heb ik voorheen ook veel gedaan. Voor komend studiejaar heeft iemand zich bij mij gemeld en als het goed gaat, loopt hij dan drie jaar mee. Bij mij kun je veel leren, als eenpitter doe je alles en zijn er geen afdelingen voor specifieke werkzaamheden.’
 

 

Verzorgde offertes
'Machines zijn belangrijk, maar de zakelijke kant van je bedrijf is net zo belangrijk. Daarom hebben we ons daar goed op voorbereid. Vorig jaar bezochten we de beurs in Hardenberg en spraken met diverse partijen. Je komt dan toch snel bij EasyVision uit. Vooral voor kleinere hoveniers. EasyVision trok ons gelijk omdat het vakgericht is. Het was natuurlijk wel even wennen, daarom zijn we er in december al mee gestart, om er vanaf het begin goed mee uit de voeten te kunnen.
 

 

  Met deze offertes maak ik onderscheid, dat merk ik. Ik krijg van mensen terug dat ze het zo overzichtelijk en duidelijk vinden. En verzorgd, met ons logo erop en gespecificeerd per onderdeel. Als je een schutting wilt offreren, staat elk onderdeel al klaar in de offerte: Palen, schuttingdelen, bevestigingsmaterialen, arbeid, ect , alles staat er al in. Je vinkt het aan en past zo nodig de prijs aan. Idem dito voor het werkpakket bestraten. Je vult in het aantal vierkante meters in dat gelegd wordt, en het totale plaatje rolt er uit. Eventueel zijn prijzen in het werkpakket makkelijk aan te passen. Je kunt eigenlijk niets vergeten. Invullen en printen of mailen. Dat werkt supergoed en de offertes zijn duidelijk en netjes.’


EasyVision app
Bijsterbosch gebruikt EasyVision voor calculatie, offreren en factureren. Zijn vrouw Carla doet de financiële administratie. Een offerte maken is vanwege de opbouw van het programma, ook door haar prima uit te voeren. Bijsterbosch geeft aan welke materialen nodig zijn en zijn vrouw maakt het af. EasyVision bevat ook de communicatie met de klanten. Het is daarnaast mogelijk om een relatieprogramma, plantenprogramma of HelixCad, het tekenprogramma toe te voegen. ‘Best kans dat ik dit later nog eens doe. Wij  zijn gelijk dit jaar met met EasyVision Offertes en facturaties begonnen. Voor nu ben ik daar hartstikke blij mee. Tekeningen maken doe ik met de hand, mogelijk verandert dit in de toekomst nog eens.

Het is mogelijk om in het programma nacalculaties uit te voeren, ik merk dat ik dat in de praktijk niet of nog niet doe. Wel print ik de uren- en materiaallijsten van EasyVision uit, eventuele wijzigingen met noteer ik dan meteen, dat is nu mijn nacalculatie. Als eenmanszaak heb je snel door of dingen veranderen.

In december 2019 en januari hebben we veel tijd gestoken in het programma. Hadden we de helpdesk nodig, dan werden we vlot en goed geholpen. Bij de aanschaf krijg je sowieso een aantal uren online instructie. Inmiddels zijn we beiden goed thuis in EasyVision en hebben we nog amper hulp nodig van de helpdesk. Er is ook een EasyVision app, die heb ik nog niet, maar ga ik zeker wel installeren. Regelmatig heb je er toch behoefte aan om de gegevens van de klant bij je te hebben, heb ik gemerkt.’

'Als eenmanszaak heb je het snel door als er dingen veranderen' 

Infogroen
EasyVision is een van de softwareoplossingen van Infogroen. Andere softwareprogramma’s van Infogroen zijn onder meer GroenVision voor de voorziener, VisionMobile voor mobiele urenregistratie en online projectdossiers en HelixCad voor het maken van ontwerpen. EasyVision wordt geleverd met planten- en materiaalbibliotheken en afbeeldingen om offertes te verduidelijken of te verfraaien. Het pakket EasyVision bestaat uit de onderdelen Relaties, Projecten, die je direct inzicht geeft in materialen en uren, Documenten, voor alle communicatie, maar ook ontwerpen, werktekeningen, offertes, Digitale Facturatie en een Werkzaamhedenbestand. Deze bestaat uit honderden werkzaamheden met beschrijving, specifiek voor de hovenier. Handig voor calculaties en offertes.

Lees meer over dit interview >

INFOGROEN begrijpt wat ik bedoel

Interview met Jan van de Kraats, hoveniersbedrijf v.d. Kraats

EasyVision

Hij volgde ooit een opleiding tot automonteur, werkte jaren in de aanleg van gas- en waterleidingen en vond uiteindelijk via de avondopleiding hovenier (BOL) zijn echte werkbestemming. Inmiddels is Jan van de Kraats al achttien jaar eigenaar van hoveniersbedrijf v.d. Kraats in Scherpenzeel en werkt hij samen met vijf collega’s dagelijks met plezier aan de aanleg en het onderhoud van kwaliteits-tuinen, of zoals hij het zelf zegt: ‘Groene tuinen met mooie materialen, in die volgorde.’ Lees hier welke keuzes hij maakt in zijn bedrijfsvoering en hoe EasyVision hem daarin ondersteunt.

 

In de tijd dat Jan werkzaam was in de aanleg van gas- en waterleidingen, straatte hij in het weekend regelmatig tuinen van vrienden, kennissen en collega’s. Hoewel het een leuke bijbaan was, vond Jan het diep in zijn hart jammer dat hij maar ‘half werk’ mocht leveren en het groene deel van de tuin links moest laten liggen. Jan: ‘Daar begon het hoveniersbloed bij mij voor het eerst te kriebelen. Op het moment dat een van mijn weekendbazen vertelde dat zij een avondopleiding tot hovenier volgde, dacht ik dat wil ik ook.’ Zogezegd, was bij Jan figuurlijk ook zo gedaan. Hij startte de BOL-opleiding tot hovenier en vond werk als leerling-hovenier. Nog voor het einde van zijn opleiding begon Jan voor zichzelf. Jan: ‘Ik wilde altijd al voor mezelf beginnen en vond in het groen het vakgebied waarin ik dat ook echt aandurfde. In die tijd heb ik veel contact gehad met een oom van mij, die gepensioneerd hovenier was. Zijn verhalen en mijn eerste ervaringen als hovenier bevestigden mij dat ik de juiste keuze gemaakt had. Het is dankbaar werk: elke dag is anders, we mogen de mooiste dingen maken en klanten worden blij van ons. Hovenier is het mooiste beroep ter wereld.’

 

Aanstekelijk – uitbreiding team

Jans enthousiasme over het hoveniersvak was zo groot en aanstekelijk dat zijn vrouw José na een aantal jaar besloot om ook een hoveniersopleiding te gaan volgen. Zij koos voor de ontwerpkant van het vak, als aanvulling op Jan die zich gespecialiseerd had in aanleg en onderhoud. Sinds die tijd ontwerpt José alle nieuwe ‘v.d. Kraats’ tuinen en verzorgt zij de administratie van het bedrijf terwijl Jan zich concentreert op de in- en verkoop, de klantcontacten en de aansturing van zijn inmiddels vier collega’s in het veld. Over wat bestaande en potentiële particuliere en zakelijke klanten van dit team vakmensen mag verwachten, laat de slogan van het bedrijf geen twijfel bestaan: ‘Waar kwaliteit zijn plek kent’. Jan: ‘Kwaliteit staat voor ons voor het invullen van de wensen van onze klanten met de best passende beplanting en kwaliteitsmaterialen. Dat betekent zeker niet dat we alleen uitvoeren wat klanten van ons vragen. In de ontwerpfase bijvoorbeeld laten we ook altijd alternatieven zien die in onze optiek goed bij de tuin passen, maar waar de klant zelf niet zo snel aan gedacht had. In ons voorstel voor de beplanting en de materialen gaan we uit van duurzaamheid oftewel een zo lang mogelijke levensduur.’

 

INFOGROEN begrijpt wat ik bedoel

Omdat in Jans optiek de kwaliteit van zijn bedrijf ook spreekt uit kloppende calculaties, goede offertes en een sluitende administratie, startte hij al vrij snel met het automatiseren van deze werkprocessen. Hij koos voor de software van INFOGROEN. Jan: ‘Ik heb zelf geen verstand van ICT en ben afgegaan op referenties uit de markt en daaruit kwam INFOGROEN als beste naar voren. Nu ik een aantal jaar met ze werk, kan ik dat bevestigen, temeer omdat onze contactpersoon hovenier is geweest en als geen ander begrijpt hoe ons werkproces in elkaar zit. Als ik hem vraag om ‘een knoppie’ extra, snapt hij direct waar ik tegenaan loop en kan hij mij zo uitleggen hoe ik dat kan oplossen.’

 

Software die de processen ondersteunt

In 2017 koos Jan ervoor om over te stappen op EasyVision, de vernieuwde groene software van INFOGROEN. Een stap waar hij geen spijt van heeft. Jan: ‘Het is een gebruikersvriendelijk programma dat eenmaal ingevoerde gegevens hergebruikt in het hele werkproces. Ik kan er bij wijze van spreken met één druk op de knop alle lijsten en overzichten uit halen die ik nodig heb en dat bespaart tijd.’ Jan maakt in EasyVision zijn calculaties, offertes en inkoopopdrachten maar ook werkinstructies voor zijn collega’s. Jan: ‘Wat ik ook prettig vind is dat de offertes uit EasyVision er kwalitatief goed uitzien, daar kunnen we goed mee voor de dag komen bij klanten.’ In EasyVision zitten ook functionaliteiten waar Jan nog geen gebruik van maakt, vertelt hij. Het programma kan bijvoorbeeld gekoppeld worden aan hun ontwerpprogramma HelixCAD en uitgebreid worden met een module om op locatie uren te registreren. Jan: ‘Dat we dat nog niet doen, heeft alles met mijzelf te maken. Als je het maximale uit automatisering wil halen, moet je er zelf tijd en energie in willen steken. En die wil ontbreekt bij mij, mede omdat ik al heel blij ben met wat ik er nu mee kan.’

 

Uitbreidingsplannen

Wellicht dat Jan daar in de toekomst nog anders tegenaan kijkt. Vooralsnog ligt zijn focus vooral op de werving van twee nieuwe collega’s. Jan: ‘Ik zie nog genoeg kansen in de markt; we kunnen meer opdrachten binnenhalen dan we nu doen. Ik wil ons team daarom graag uitbreiden met twee nieuwe hoveniers, maar dat is in de huidige markt nog niet zo eenvoudig. We zoeken ze zeker niet alleen binnen onze branche en de groene opleidingen, maar ook daarbuiten. José, die uit de horeca kwam, en ik zijn immers het levende bewijs dat je als ‘zij-instromer’ heel gelukkig kunt worden in het groen’ besluit Jan met een lach.

 

 

 

Lees meer over dit interview >

Inzicht op alle niveaus in de organisatie

Interview met Robert Stuurman, Glenn Hogervorst en Amy Jansen, Spaarnelanden

GroenVision Professional

Van het beheer van groen en speelpleintjes tot het beheer van straat- en verkeersmeubilair. De veertig medewerkers van de BOR-unit van Spaarnelanden zetten zich dagelijks met plezier in om de leefomgeving in de gemeente Haarlem duurzaam en goed ingericht te houden. Samen met inhuurkrachten en toeleveranciers tekenen ze voor zowel het planmatig onderhoud als voor het oplossen van spoedmeldingen. In die drukke, weerbarstige praktijk is het noodzakelijk om grip en controle te houden op met name de planning. Hoe ze dat met hulp van GroenVision organiseren, vertellen Unitmanager Robert Stuurman, Werkvoorbereider Glenn Hogervorst en Product Manager Amy Jansen in dit artikel.

 

Spaarnelanden wil de motor zijn achter een duurzame en plezierige leefomgeving voor burgers en bedrijven in de regio Haarlem. De verzelfstandigde overheidsinstelling is hiervoor actief in vier werkgebieden: afval en reiniging, beheer openbare ruimte, parkeerservice (beheer parkeergarages) en mobiliteitsservice (beheer en verduurzaming eigen en wagenpark klanten). In alle werkgebieden staan naast de operationele uitvoering de thema’s verduurzaming, CO2-reductie en circulariteit centraal. Robert Stuurman: ‘Spaarnelanden wil koploper zijn op het gebied van duurzaamheid. Die ambitie maken we in ons dagelijkse werk waar door bijvoorbeeld ons groenafval te composteren, kaphout her te gebruiken in de stad en door over te stappen op zonnepanelen en elektrisch vervoer en gereedschap. Daarnaast geven we uitvoering aan het gemeentelijke duurzaamheidsbeleid door bijvoorbeeld extra laadpalen in de gemeente te plaatsen.’

 

De dynamiek van alledag

Bij de kwaliteit- en verduurzamingsambitie van Spaarnelanden past ook dat de verschillende units binnen Spaarnelanden efficiënt en digitaal kunnen samenwerken. Daarom besloot de organisatie in 2017 om het ICT-landschap te optimaliseren: enerzijds door de ICT-infrastructuur te vernieuwen en anderzijds door de verschillende softwarepakketten van de verschillende units daarop geïntegreerd te laten samenwerken. Er werd een consortium van verschillende ICT-leveranciers opgericht om dat te realiseren. Voor de BOR-unit was het van belang dat INFOGROEN daar onderdeel van uitmaakte. Amy: ‘Ons werkterrein is divers en bestaat uit verschillende activiteiten die we in opdracht van de gemeente en verschillende andere (overheids)organisaties uitvoeren. We werken samen met inhuurkrachten en onderaannemers aan planmatige onderhoudsprojecten maar krijgen ook bijna dagelijks opdrachten voor het uitvoeren van spoedonderhoud. Dat kan van alles zijn: het weghalen van omgewaaide bomen/takken, het herstellen van straatmeubilair dat aangereden is of gesloopt, het oplossen van wateroverlast en dergelijke.’ Robert vult aan: ‘In die drukke, weerbarstige praktijk is het van belang om overzicht te houden op de dagelijkse gang van zaken en dat kan niet zonder passende automatisering. We werkten voorheen al met software van INFOGROEN en onze voorkeur ging er dan ook naar uit om in de ICT-transitiefase over te stappen naar hun nieuwste pakket, GroenVision. Dat is een compleet programma dat speciaal ontwikkeld is voor onze sector en zich bewezen heeft in de markt.’

 

Gemaakt door en voor vakmensen

Om de implementatie van GroenVision en de integratie ervan met bijvoorbeeld de HRM-, inkoop- en boekhoudsoftware (Afas-Ultimo) goed te begeleiden, werd een stuur- en projectgroep opgericht waarin Amy als key-user werd aangesteld. In die rol werkte ze nauw samen met Erik Aarsen van INFOGROEN, die twee dagen per week bij Spaarnlanden aanwezig was. Amy: ‘Het was mijn taak om te benoemen wat er in onze praktijk nodig is om aansluiting te vinden op de (digitale) werkprocessen intern. Erik maakte vervolgens de technische vertaalslag daarvan in GroenVision en zocht hierover afstemming met andere softwareleveranciers. Daarnaast werkten we aan de implementatie van GroenVision in onze operatie. We hebben veel aandacht besteed aan het informeren en trainen van onze collega’s, mede omdat we het pakket in de volle breedte gebruiken. Ik heb bijvoorbeeld dagelijks een spreekuur gehouden om mijn collega’s van de buitendienst te begeleiden bij het mobiel invoeren van hun werkuren. De kennis en ervaring van INFOGROEN en Erik, die in ons vakgebied werkzaam is geweest, hebben ons hierbij zeker geholpen. GroenVision is gemaakt door en voor mensen met vakkennis en dat is te merken.’

 

Gebruikersvriendelijk, compleet pakket

Glenn Hogervorst vult aan: ‘Ik werk sinds 1 januari 2018 bij Spaarlanden en zo ongeveer op mijn eerste werkdag zijn we ook gestart met werken in GroenVision. De uitleg en de e-learningmodule waren duidelijk en het programma zelf is gebruikersvriendelijk. Inmiddels gebruiken we het programma bij alle stappen in ons werkproces: inkoop, offertes maken, plannen, uren boeken, (proforma)facturen maken enzovoorts. We kunnen er van alles mee. Als werkvoorbereider kan ik bijvoorbeeld extra informatie op de werkbonnen voor mijn collega’s meegeven en omdat mijn collega’s in het veld dagelijks hun uren boeken is makkelijk om de voortgang van projecten te volgen. Dat helpt mij bijvoorbeeld om steeds nauwkeuriger te kunnen calculeren.’

 

Inzicht

Volgens Robert zorgt GroenVision voor inzicht op alle niveaus in de organisatie: van informatie per project tot en met managementinformatie voor intern gebruik en voor rapportages naar de gemeente. Robert: ‘Met die informatie kunnen we intern en naar onze klanten onderbouwen hoe we mensen en middelen inzetten. Van daaruit is het een kleine stap om met elkaar in dialoog te gaan over hoe we nog effectiever kunnen samenwerken en/of over hoe we mensen en middelen wellicht anders in kunnen zetten. En dat vind ik – zeker ook gelet op onze ambities op het gebied van duurzaamheid – een grote meerwaarde voor onze organisatie.’

 

 

 

Lees meer over dit interview >

HelixCAD en EasyVision dragen bij aan de realisatie van onze visie

Interview met Tim Rengelink , TR Tuindesign

EasyVision

De overtuiging dat het ontwerp- en realisatieproces van tuinen professioneler kon dan hij tot dan gezien had, motiveerde Tim Rengelink in 2010 om in Silvolde zijn eigen bedrijf TR Tuindesign te starten. Inmiddels werkt hij met een team van vijf mensen, waaronder zijn broer, en heeft hij zich ten doel gesteld om gestaag door te groeien naar een hoger klantensegment. Hoe? Dat vertelt hij hier.

 

In eerste instantie viel Tim voor het vak van hovenier omdat hij gek is op groen en gek is op buiten werken. Nu hij inmiddels 16 jaar ervaring heeft, waarvan 8 jaar in zijn eigen bedrijf, haalt hij zijn voldoening uit het ontwerpen en aanleggen van de perfect passende tuin. Tim: ‘Ik wil meerwaarde leveren aan een huis door een mooie buitenruimte te creëren die naadloos aansluit op de uitstraling van het huis. Ik ben daar heel open in. Als een potentiële klant zelf een idee heeft dat daar niet aan voldoet, bespreek ik dat zeker. Soms zijn ze blij met mijn eerlijke mening, maar het gebeurt ook dat ze daarom voor een andere hovenier kiezen. Ik vind dat oké, ik vind het belangrijk dat klanten bij ons bedrijf passen; dat we de kwaliteit kunnen leveren waar we voor staan en dat er ruimte is voor onze persoonlijke en professionele benadering.’

 

Kwaliteit en professionaliteit

Kwaliteit en persoonlijke, professionele aandacht beginnen in de optiek van Tim bij een goede inventarisatie van de klantbehoeften, gevolgd door een duidelijke presentatie van het ontwerp en een fatsoenlijke offerte. Tim: ‘Het overgrote deel van onze omzet halen we uit het ontwerpen en aanleggen van tuinen, dat vind ik het leukste om te doen. Sterker nog, dat motiveerde me indirect om in 2010 voor mezelf te beginnen. Ik was ervan overtuigd dat de ontwerppresentatie en communicatie naar klanten beter en professioneler kon dan ik indertijd bij hoveniers zag.’ Dat was ook de reden waarom Tim ervoor koos om in zijn eigen bedrijf met het ontwerpprogramma HelixCAD van INFOGROEN te gaan werken: de start van een goede samenwerking, bleek. Tim: ‘De ontwerp- en presentatiemogelijkheden van HelixCAD spraken mij erg aan, evenals de manier waarop INFOGROEN mij benaderde en de implementatie van het programma begeleidde. Onze contactpersoon dacht echt met mij mee en gaf mij eerlijke feedback en advies.’

 

Uitbreiding automatisering bedrijfsproces

Nadat Tim enkele jaren geleden de overstap had gemaakt naar HelixCAD full (3D), was hij in 2017 toe aan de volgende stap in de automatisering van zijn bedrijfsproces. Het werd EasyVision. Tim: ‘Ik beheer in EasyVision nu al mijn projecten. Het programma werkt makkelijk en bespaart me tijd omdat ik alle informatie kan hergebruiken in alle fases van een project. Bovendien kan ik voor al mijn offertes, opdrachtbevestigingen en facturen een bij ons logo passende lay-out gebruiken en kan het programma gekoppeld worden aan HelixCAD voor bijvoorbeeld beplantingsplannen en tekeningen.’

Tim koos ook voor EasyVision omdat het pakket eenvoudig uit te breiden is met bijvoorbeeld een boekhoudmodule en een mobiele module die het op locatie inzien van projecten en het bijwerken van urenstaten mogelijk maakt. Tim: ‘Ik ga ervoor dat we uiteindelijk zo min mogelijk tijd kwijt zijn aan kantoorwerk en zoveel mogelijk buiten zijn bij onze klanten. Daarom wilde ik in eerste instantie ook alle modules tegelijkertijd in gebruik nemen. Mijn contactpersoon bij INFOGROEN adviseerde me echter om dat niet te doen en te kiezen voor een stapsgewijze aanpak. Een wijze raad, bleek achteraf.’

Want hoewel de implementatie op zich soepel verliep en Tim uitermate goed te spreken is over de begeleiding en (online) uitleg van INFOGROEN, kostte het Tim moeite om afscheid te nemen van zijn oude patronen. Tim: ‘INFOGROEN had dat heel goed gezien. Ik had mezelf een eigen werkwijze aangeleerd, die achteraf gezien helemaal niet efficiënt was, maar waar ik wel aan gewend was. Ik moest als het ware ‘afkicken’ en dat kost omdenken en dus energie. Ik zou een collega-hovenier die net voor zichzelf begint dan ook adviseren om direct te starten met EasyVision: dan leer je jezelf van meet af aan een bewezen efficiënte werkwijze aan.’

 

Goede samenwerking

‘Uit dit voorbeeld spreekt voor mij overigens duidelijk waarom INFOGROEN voor ons bedrijf zo’n goede samenwerkingspartner is. Ze hadden mij ook meteen een compleet programma met alle denkbare modules kunnen verkopen, dan waren ze bij wijze van spreken in één keer klaar geweest.’ In plaats daarvan heeft INFOGROEN, zo ervoer Tim, gekeken hoe en in welke realistische stappen automatisering kan helpen om de ambitie van TR Tuindesign te realiseren. Tim: ‘Ik opereer met mijn bedrijf in een regio waar relatief veel hoveniers actief zijn. Daarom wil ik gestaag doorgroeien naar het hoge segment in de markt. Ik vind dat INFOGROEN met hun eerlijke, kundige advies en de producten HelixCAD en EasyVision echt bijdragen aan de realisatie daarvan. En daar ben ik uiteraard erg blij mee.’ 

 

Lees meer over dit interview >

AL MEER DAN 1000 BEDRIJVEN GINGEN U VOOR

Direct contact